第一章  总则

      第一条  为了规范国有资产处内部档案管理工作，有效保护和利用好国资管理档案，充分发挥国资管理档案在教学、科研和管理中的作用，积极推进国资管理档案的科学化、规范化建设，根据国家、省、学院有关档案建设规范与要求，结合本处工作实际，特制定本办法。

    第二条  国资管理档案是指学院国有资产管理处在行使房屋管理、资产管理、设备管理以及招标采购等职能活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

    第三条  档案管理工作在学院档案室的业务指导下，由一名副处长分管，设档案室和专职档案管理员。处室每位成员都有提供、保护国资管理档案的职责和义务，应当自觉遵守本办法，维护档案的完整和安全。

 

第二章  档案的分类、立卷和保管

 

    第四条  本处档案分为行政文书档案和业务档案两大类，行政文书档案由处室内勤工作人员负责整理归档，业务档案由各科室负责整理归档。

    第五条  档案按其重要性和实用性确定保存期限。保管期限分为永久、长期、短期三种，长期为十六年至五十年，短期为十五年以下。永久和长期保管期限的档案原则统一上交学院综合档案室保存，短期保管期限的档案集中放在处机关档案室保存。行政文书档案原则以年度为单位移交，业务档案则可跨年度移交。

    第六条  国资管理档案归档范围及保管期限：

    （一）行政文书档案（编码XZ）:

    1、上级与学院有关国资管理文件、规章制度；（永久）

    2、本处制定的中长期规划、纲要；（永久）

    3、本处年度及年度以上的工作计划、工作总结、党风廉政建设总结、责任书等文件材料；（长期）

    4、本处支部会议和处长办公会的会议记录、纪要；（长期、秘密）

    5、本处召开工作会议、专题会议的文件资料:

    5.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要;(长期)

    5.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报; (10年)

    6、本处重大事项（含专题调研、专项治理、迎检等）的请示、批复、记录、总结、报道；（长期）

    7、与上述事项有关的音像资料；（5年）

    （二）业务档案：

    1、土地房产类（编码FC）

    1.1 土地、房屋所有权资料（含证书、文件等）； （永久、机密）

    1.2 土地红线图、地形图、面积统计表；（永久、机密）

    1.3土地购置与转让（或租赁）、房屋建设与拆除（或租借）的请示、纪要、批复及合同；（长期、机密）

    1.4公房分层平面示意图、公房面积统计表；（长期）

    1.5公房调配、调整的请示、批复；（短期）

    1.6公房使用情况一览表；（短期）

    1.7教职工住房补贴年度分配方案；（短期）

    2、资产装备类（编码ZC）

    2.1 固定资产年报表；（永久、机密）

    2.2 仪器设备综合统计年报表；（永久）

    2.3 固定资产、仪器设备年度普查结果；（短期）

    2.4资产装备调拨、转让、报废的请示、批复及执行报告；（短期）

    2.5在职民警年度服装配备情况一览表；（短期）

    2.6在职民警和学员服装零星采购请示、批复；（短期）

    3、招标采购类（编码ZB）

    3.1 招标活动会议记录本；（永久、机密）

    3.2 各个招标项目的采购请示、报告、批复、审计或财评结果、计划备案表，以及招标文书、开标纪要、人员签到表、评标报告与批复、中标通知书、中标方投标书、采购合同、重大采购项目验收报告、变动情况处理材料及有关音像资料等（依招标方式不同确定具体归档内容）；（土建项目永久；其余50万以上永久、50—20万长期、20万以下短期，机密）

    3.3 非招标的日常采购请示、批复及特殊情况处理材料；（短期）

    3.4 招标采购投诉处理相关资料；（长期、机密）

    3.5 常规招标采购项目的产品及供应商基本信息；（短期）

    第七条  为了避免重复存放，同样的材料只存一份。有原件存原件，没有原件存放复印件，但在档案中文字标注并加盖处室公章。

    第八条 文书档案以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。一般以每份文件为一件。密不可分的文件材料按“批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正文在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后”原则排序，放在一起装订。

    第九条  卷内文件材料按内容、时间排列顺序，依次编页号。页号应该统一编在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角；图表和声像材料等也应在装具上逐件编号。

    第十条  每个案卷必须用A4纸打印卷内文件目录，置于该案卷之首。案卷正封右上角、侧封顶端均统一标注该案卷类别编码、年份、年度分类自然编号以及秘级，比如:ZB-2012-001（机密）。案卷封皮应标明全卷名称、文种、保管期限、立卷人员等，用毛笔或钢笔（黑墨水）书写，字迹工整，清晰。案卷名称应简明、确切地反映卷内文件材料内容。

    第十一条  档案室严禁烟火，做好“八防三无”，即防火、防水、防潮、防盗、防鼠、防虫、防尘、防阳光直射；无虫蛀、无霉变、无差错。室内箱柜应排架整齐，整洁、卫生；未经批准，无关人员不得进入。

 

第三章  档案的查阅和利用

    第十二条  本院工作人员查阅（复印）与其业务有关的没有密级的国资管理档案，经档案管理员同意，可直接借阅（复印），用后及时归还。但查阅有密级的档案必须填写《档案查询（借阅）申请表》，按管理权限报处领导或院领导审批同意后方可，并只能在档案室查阅。

    第十三条  外单位人员须凭介绍信借阅档案，填写《档案查询（借阅）申请表》，经处领导或院领导同意后查阅，但一般不外借。

    第十四条  借阅人员要爱护档案，注意安全和保存，不得在案卷资料上修改、涂抹、拆取、标注损毁和转借给无关人员翻阅。

    第十五条  档案管理员要严格按规定借阅档案，热情耐心，搞好服务。要及时催收外借档案，并做好档案利用情况的登记工作，包括查阅前和归还后档案的完整情况、复印情况和借阅人签字等。

 

                      第四章  档案的鉴定与销毁

    第十六条  每隔八年对已超过保管期限的国资管理档案进行一次鉴定。鉴定档案工作由分管国资的院领导主持，由院档案室和本处组成鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后，提出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经院主要领导批准后按规定销毁。

    第十七条 销毁档案时，应编写销毁清册，在指定的销毁场所，指派两人以上负责监销。监销人员在销毁档案前，应认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由院档案室归全宗卷永久保存。

 

第五章  法律责任

 

    第十八条  有下列行为之一的，对直接责任人员和有关人员给予通报批评或依法给予行政处分；构成犯罪的，由有关部门依法追究刑事责任；

    （一）损毁、丢失档案的；

    （二）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；

    （三）涂改、伪造档案的；

    （四）故意不按规定归档或者不按期移交档案的；

    （五）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

    （六）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

    （七）在档案使用、保管过程中泄密的。

 

第六章  附则

    第十九条  本办法未尽事宜，参照国家和学校的相关规定。

    第二十条  本办法由国资处负责解释，自发布之日起施行。

 二〇一二年四月

    附件一：档案查询（借阅）申请表 

  附件二：档案查询（借阅）登记簿